viernes, 5 de diciembre de 2014
lunes, 10 de noviembre de 2014
CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS
CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS
(Aprobado por la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias)
1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL :
- Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
- Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
- Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.
2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:
Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.
El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:
El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:
- Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
- La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.
- El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.
- Relaciones con sus compañeros:
La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.
La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
- Relaciones con la empresa:
La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.
La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
- En relación con su profesión·
La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
- Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
- Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
- Limpieza de la oficina:
La limpieza de la oficina también nos corresponde como secretarias(os) parroquiales. Es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo y debemos mantenerla limpia por ser un lugar publico que representa la imagen de nuestra parroquia y deja ver nuestra propia imagen como mujeres,hombres y secretarias(os).
FORMACIÓN DE LA SECRETARIA:
FORMACIÓN DE LA
SECRETARIA:
Cada vez es mayor el número de secretarias
que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital
importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes
ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto
nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de
estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener
una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito
y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación,
que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito
empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le
permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:
1. Mecanografía.- El dominio de
la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de
sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos documentos con
pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.
2. Ofimática.- El avance vertiginoso de la
informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de
oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de
procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones,
diseño, entre otros.
3. Ortografía y gramática.- Los
conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera
que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y
condición. Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas
clases de documentos administrativos y comerciales.
4. Caligrafía.- Una buena
caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números,
evitará confusiones y errores.
5. Archivo.- Es
también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de
organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente
y así poder localizarla rápidamente.
6. Idiomas extranjeros.- Es
imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado,
puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.
7. Matemática financiera.- El trabajo
administrativo requiere el conocimiento de la matemática financiera, que
consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes,
intereses, tasas, etc.
8. Contabilidad.- Es importante
conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la
estructura y transacciones financieras de un negocio.
video en diapositiva
LA SECRETARIA EJECUTIVA EN LA ACTUALIDAD
martes, 21 de octubre de 2014
¿CÓMO CONTESTAR UNA LLAMADA TELEFÓNICA?
Parece mentira, pero cuando se trabaja en una oficina parece fácil eso
de contestar llamadas telefónicas, la realidad es que si no lo sabes hacer
tienes que aprender ya que de ello depende que existan clientes satisfechos.
Como primer punto, te digo
que debes contestar sin prisa y no dejes que el teléfono repique más de tres
veces.
Al contestar debes
identificarte y que sea con algo corto y en forma clara, si preguntan por
alguna persona que no se encuentra en ese momento toma el mensaje.
Jamás pases una llamada si
no es necesario o urgente, si la persona a la que solicitan está ocupada hablando
por otra línea debes indicarlo claramente.
Estos son algunos pequeños
detalles que te ayudarán a mejorar a la hora de contestar el teléfono, más
adelante les indicaremos otros tips bastante interesantes.
EL ROL DE UNA SECRETARIA MODERNA
Si
bien todos los puestos dentro de una empresa son imprescindibles, el de la
secretaria o asistente ejecutiva se volvió cada vez más importante, y ya no
solo es esa persona que tiene que cumplir órdenes directas de su jefe, sino que
en la actualidad tiene decisión y peso propio.
Ya
no solo es suficiente con tener conocimientos administrativos, atender el
teléfono y poseer simpatía, sino que hay que tener un profundo conocimiento de
los recursos humanos, del mundo económico-financiero y de los asuntos públicos
e institucionales. Ahora también puede correr por cuenta de la secretaria
elaborar y llevar adelante proyectos especiales y tener a su cargo el manejo de
procedimientos internos de los distintos sectores de la oficina. Está informada
sobre la realidad política y social.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
Funciones de
una secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de
funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios
por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los
proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga
que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados
y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que
respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios
sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas
para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que
te sean asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.
EL PERFIL DE LA SECRETARIA
EL PERFIL DE LA SECRETARIA
qBuena
presencia.
q-
Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
q-
Excelente redacción y ortografía.
q-
Facilidad de expresión verbal y escrita.
q-
Persona pro activa y organizada.
q-
Facilidad para interactuar en grupos.
q-
Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
q-
Brindar apoyo a todos los departamentos.
q-
Desempeñarse eficientemente en su Área.
q-
Aptitudes para la Organización.
q-
Buenas relaciones interpersonales.
q-
Dinámica entusiasta.
q-
Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
q-
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
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LA SECRETARIA EJECUTIVA
LA SECRETARIA EJECUTIVA
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia
constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos,
el nivel de capacitación y
el cuidado de la imagen personal.
martes, 7 de octubre de 2014
¿QUÉ SON LOS PRINCIPIOS Y LOS VALORES?
¿QUÉ SON LOS PRINCIPIOS Y LOS VALORES?
Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas que orientan y regulan a la organización. Son el soporte de la visión, misión, la estrategia y los principios estratégicos. Los principios son prácticos y pueden ser utilizados para obtener resultados positivos y útiles en el mundo de la secretaria. Los valores han evolucionado con el paso del tiempo; son relativos en su aplicación y pueden arrojar resultados positivos si se basan en los principios correctos, así mismo pueden arrojar resultados negativos si se aplican sobre principios incorrectos.
BIENVENIDA
BIENVENIDA
Les doy la bienvenida a este blog , el cual les permitirá compartir este tema indispensable
"LA SECRETARIA EJECUTIVA EN LA EMPRESA"
Actualmente la función como secretaria hoy en día es esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. les invito a visitar mi blog..
GRACIAS
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